Onze leden komen voor hun plezier en sportieve doelstellingen naar GV Veenwouden. Het bestuur en onze leiding voelen zich verantwoordelijk voor het realiseren van een prettig en veilig werkklimaat. Toch kunnen er onverhoopt situaties ontstaan, waarin er sprake is van ongewenst gedrag.

 

Ongewenst gedrag

Ongewenst gedrag kan zich in zeer uiteenlopende vormen voordoen. Richtlijnen en bepalingen gelden voor zowel technische- als organisatorische kaderleden en voor leden en/of hun wettelijke vertegenwoordigers.

Onder ongewenst gedrag wordt verstaan (definitie NOC-NSF):

• machtsmisbruik

• verbale agressie

• fysiek geweld

• excessief pesten  

• ongewenste intimiteiten

 

Ten behoeve van preventie en aanpak van dergelijke situaties zijn richtlijnen opgesteld. We hopen dat van deze richtlijnen een preventieve werking zal uitgaan. Verder zullen deze richtlijnen bijdragen aan het op een correcte manier reageren op ongewenst gedrag binnen onze organisatie.

 

Ongewenste intimiteiten

Er bestaan vele uitingsvormen van ongewenste intimiteiten. Ongewenste intimiteiten uiten zich in gedrag, dat in strijd is met het sociaal-ethische moraal. Het welzijn en zijn/haar lichamelijke en/of psychische integriteit van de één mag NOOIT ondergeschikt worden gemaakt aan de bevrediging van de behoeften van de ander. Als voorbeelden van grensoverschrijdend gedrag kunnen worden genoemd:

• ingaan op avances of gedrag met verliefdheidverschijnselen

• ongewenste/onnodige aanraking

• het verbaal scheppen van een seksueel/erotisch geladen sfeer

• zich tegen een ander aandrukken of sterkere vormen van aanranding

 

Uitgangspunten / Gedragscode

Niemand mag activiteiten binnen het verband van onze vereniging gebruiken voor doeleinden van eigen nut of bevrediging, die in strijd zijn met de integriteit van anderen. Vooral ongewenste intimiteiten van welke aard dan ook worden onder geen beding getolereerd. Voor kaderleden specifiek is hiervoor een overzicht vastgesteld van gedragsregels waaraan men zich bij activiteiten binnen verenigingsverband dient te houden; de gedragscode kaderleden.

 

Richtlijnen

In dit protocol zijn een aantal richtlijnen en afspraken opgenomen ten behoeve van:

• technische- en organisatorische kaderleden van onze vereniging

• leden van onze vereniging en/of hun wettelijke vertegenwoordigers

 

Dit protocol beschrijft een aantal afspraken en daaruit voortvloeiende handelswijze voor situaties waar sprake is van ongewenst gedrag of een vermoeden daarvan. Indien de beschreven handelwijze van dit protocol wordt gevolgd, kan een en ander uiteindelijk leiden tot een uitspraak van het bestuur met mogelijke sancties tegen de pleger. In de tekst worden personen beschreven in de mannelijke vorm. Dit protocol is echter van toepassing op zowel mannen als vrouwen.

 

Preventie

Het bestuur verplicht alle kaderleden zich te gedragen naar de Gedragscode kaderleden. Het bestuur zal personen, die veroordeeld zijn voor handelingen in strijd met de gedragscode, weigeren voor een functie binnen de vereniging. Hiertoe wordt in de aanmeldingsformulieren dan wel in het intake gesprek de volgende vraag opgenomen: “kunt U ons een verklaring omtrent het gedrag overleggen”. Bij twijfel of een negatief antwoord wordt antecedentenonderzoek gedaan alvorens begeleiding wordt toegestaan.

 

Voor leden en/of haar wettelijke vertegenwoordigers geldt eveneens dat zij zich dienen te gedragen conform de gestelde richtlijnen en bepalingen. Dit is echter niet limitatief.

 

Commissie

Het bestuur stelt een commissie samen, hierna te noemen “de Ethische Commissie” (EC). De commissieleden kunnen op verschillende wijze actief zijn:

• als adviseur van het bestuur bij sociaal-ethische vragen

• als vertrouwenscontact persoon van betrokkenen bij ongewenst gedrag

• om eventuele (schriftelijke) meldingen van ongewenst gedrag op een zorgvuldige en onafhankelijk wijze te behandelen.

 

Voorwaarden:

• Leden van de EC zijn geen lid van het bestuur en bekleden geen actieve kaderfunctie binnen de vereniging.

• Tenminste één lid van de EC heeft bewezen grote ervaring met het werkveld

• Tenminste één lid van de EC is een vrouw.

• De commissieleden vervullen hun taak op onafhankelijke, objectieve en discrete wijze.

 

Informatie over de EC dient via de verenigingscommunicatiekanalen beschikbaar te zijn. De commissie adviseert zo nodig het bestuur. Alleen het bestuur is bevoegd tot het nemen van maatregelen.

 

Mondelinge melding

Als een melder eerst advies wil inwinnen over een voorval of een reeks van (mogelijk) ongewenst gedrag, kan contact worden gezocht met een van de leden van Ethische Commissie. Meldingen niet gericht aan leden van de EC worden doorverwezen naar een van de leden van de EC. Een van de leden van de EC neemt bij het aannemen van een melding de positie van vertrouwenspersoon in en probeert een passend antwoord/ advies te geven.  Indien nodig kan ook een afspraak met beklaagde worden gemaakt. Na afhandeling van een melding dient altijd nazorg plaats te vinden door achteraf nog te verifiëren of alles naar wens is afgehandeld. Indien noodzakelijk wordt het advies gegeven een schriftelijke melding te doen.

 

Alle informatie uit een melding moet door het lid van de EC /vertrouwenspersoon vertrouwelijk worden behandeld. Indien de melder er op staat moet de informatie zelfs geheim worden gehouden.  Een vertrouwenspersoon moet er zijn voor klager én beschuldigde. Beiden moeten hun verhaal kwijt kunnen zonder de angst te hebben dat dit bij een mogelijk verder onderzoek tegen hen kan worden

gebruikt.

 

De rol van vertrouwenspersoon is een andere bij het behandelen van een schriftelijke klacht. Indien tot een schriftelijke melding wordt overgegaan zal het lid van de EC, dat in de zaak tot dan toe als de vertrouwenspersoon heeft opgetreden, niet deelnemen in de behandeling van de melding indien klager en/of beklaagde daar bezwaar tegen maakt.

 

Schriftelijke melding

Een lid dat meent het slachtoffer te zijn van ongewenst gedrag bij activiteiten van de vereniging kan hiervan schriftelijk melding maken. De schriftelijke melding wordt gericht aan de EC via het secretariaat van het bestuur. Bij het secretariaat van de vereniging is een standaard Meldingsformulier verkrijgbaar. Bij een anonieme melding wordt met het bestuur overlegd of toch een verder onderzoek gerechtvaardigd is. Indien een meldingsformulier of overige post wordt ontvangen via het postadres van de vereniging wordt deze ongezien ter afhandeling overgedragen aan de EC. Een ingevuld meldingsformulier wordt bewaard in het archief van de EC en is uitsluitend ter inzage voor de leden van de EC. De ervaring van de landelijke organisatie leert dat een schriftelijke melding niet geschikt is voor zaken, waarbij slachtoffers jonger dan 12 jaar betrokken zijn.

 

Procedure vanaf de melding

Een melding kan worden gedaan bij een vertegenwoordiger van het bestuur of van ander organisatorisch kaderlid (zoals werkgroep- of managementteamleden). De melding wordt altijd zonder interventie overgedragen aan de EC. De leden van de EC handelen in samenwerking een melding af. De leden van de EC verdelen onderling naar eigen inzicht de werkzaamheden.

 

Werkzaamheden:

1.  De activiteiten van de EC worden per casus zo nodig vastgelegd in een logboek.

2.  Een commissielid zal na de melding als vertrouwenspersoon contact opnemen met het vermeende slachtoffer. Tijdens dit contact kan een advies worden gegeven of een nader gesprek worden afgesproken. Indien het slachtoffer minderjarig is, voert de commissie het gesprek indien gewenst met medeweten van of in het bijzijn van de ouders/wettelijke vertegenwoordigers.

3.  De EC zal het slachtoffer en/of diens ouders/wettelijke vertegenwoordigers, indien gewenst, voorzien van adresgegevens van mogelijk te consulteren instellingen. De EC zal zo nodig de aanbeveling doen om van bepaald gedrag aangifte te doen bij de politie.

4.  De EC maakt aantekeningen van het gesprek laat deze zo nodig verifiëren of aanvullen door het slachtoffer. Doel hiervan is misverstanden te voorkomen, eventuele afspraken vast te leggen.

5. De EC informeert de beklaagde over de melding en vraagt hem/haar hierop te reageren. Indien noodzakelijk voert een commissielid, eventueel samen met een tweede commissielid als onafhankelijk toehoorder na de melding een nader gesprek met degene op wie de melding betrekking heeft.

6. De EC bespreekt met de beklaagde de stappen die mogelijk kunnen worden ondernomen.

7.  De EC maakt aantekeningen van het gesprek en laat deze verifiëren of aanvullen door de beklaagde. Doel hiervan is misverstanden te voorkomen en mogelijke afspraken vast te leggen.

8. Informatie over een casus wordt gedurende de adviesfase bewaard in het archief van de EC is uitsluitend ter inzage voor leden van de EC.

9. Op basis van de verzamelde informatie brengt de EC een advies uit aan het bestuur, waarbij alle documentatie door de EC aan het bestuur worden overgedragen.

10. De leden van de EC zullen de documentatie evenals alle informatie die zij hebben verkregen (behalve voor de direct betrokkenen) strikt geheim houden en niet aan derden ter beschikking stellen, behoudens voor zover die documentatie en informatie aan derden bekend moet worden gemaakt uit hoofde van dit protocol, een gerechtelijke uitspraak of een wettelijke verplichting.

11. Indien externe communicatie gewenst of gevraagd wordt, zal deze worden verzorgd door een lid van het bestuur.

 

Besluitvorming

Besluitvorming vindt plaats door het bestuur op basis van het advies van de EC of van een rechterlijke uitspraak.

 

Beroep

Zowel slachtoffer als (veronderstelde) dader kunnen het niet eens zijn met een mogelijke beslissing van het bestuur in een bepaalde zaak. Een lid staat i.e.g. altijd de beroepsprocedure van de KNGU ter beschikking.

 

Persoonsgegevens

Nadat het bestuur een besluit heeft genomen, zal dit bestuur alle documentatie onderbrengen in een voor derden ontoegankelijk archief. Dit gebeurt uitsluitend door het bestuur of daartoe door het bestuur gemandateerde persoon. Het doel van deze verwerking is het beschikbaar blijven van de gegevens, zodat kan worden voorkomen dat een mogelijke schuldige zich gedurende de periode dat hij van het lidmaatschap mocht zijn uitgesloten, opnieuw als lid wordt geaccepteerd.

 

Kader

Dit protocol moet in verband worden gezien met;

• GVV gedragsregels

• KNGU tuchtrecht

• Wetboek van Strafrecht

 

Klagers kunnen zich indien gewenst ook direct tot andere instanties wenden.

Dit protocol geldt voor gebeurtenissen, die zich voor hebben gedaan binnen dan wel buiten reguliere activiteiten als ook bij incidentele evenementen.

 

Organisaties

Voor hulp/opvang/begeleiding van minderjarigen (en ouders/wettelijke vertegenwoordigers) kan men zich indien gewenst wenden tot:

• Bureau Jeugdzorg

• Bureaus voor algemeen maatschappelijk werk

• Bureaus voor slachtofferhulp

• de huisarts van de ouders of wettelijke vertegenwoordigers van een minderjarige

• de Geestelijke Gezondheidszorg (meestal alleen op verwijzing van de huisarts)

• Advies & Meldpunt Kindermishandeling (AMK)

 

 

 

Bijlage: GVV gedragscode kaderleden